Die Nutzung von GND-Normdaten in AUGIAS-Archiv X

Einheitliche Identifikatoren für Personen, Körperschaften und Orte

Mit der steigenden Zahl erschlossener und online recherchierbarer Informationen in Archiven wächst auch die Anforderung, Daten zu Personen, Institutionen oder Orten in einer vereinheitlichten Struktur zu hinterlegen. Portale wie das Archivportal-D helfen dabei, Informationen aus verschiedenen Beständen oder Archiven miteinander zu verknüpfen. Als wichtiges Hilfsmittel dient hierbei die Nutzung von Normdatensätzen der Gemeinsamen Normdatei (GND), die von der Deutschen Nationalbibliothek (DNB) betreut wird.

Jeder in der GND aufgenommene Datensatz erhält eine eindeutige ID, wodurch Verwechslungen zwischen Personen oder Orten mit gleichen Namen vermieden werden. Diese Eindeutigkeit unterstützt sowohl die Erschließung von Archivalien als auch die Recherche in Portalen und Datenbanken.

Es gibt also gute Gründe, auf die derzeit rund neun Millionen Normdatensätze der GND zurückzugreifen. In AUGIAS-Archiv X können die GND-Normdaten direkt aus der Datenbank der DNB in das Programm importiert und dort weiterbearbeitet und mit Verzeichnungseinheiten verknüpft werden.

Integration der GND-Daten in AUGIAS-Archiv X

Bereits frühere Versionen boten die Möglichkeit, in den Stammdatenformularen von Personen und Körperschaften die zugehörige GND-ID zu hinterlegen. In AUGIAS-Archiv X wurde diese Funktion deutlich erweitert und an den internationalen CPF-Standard angepasst.

Personen, Körperschaften, Familien und Geografika werden nun in einem gemeinsamen Formular erfasst. Über das Feld „ID-Nr. GND (Normdatei)“ kann eine gültige GND-ID eingetragen werden.

Abb.: Eingabefeld

Nach Eingabe der GND-ID können bis zu fünfzehn Felder – abhängig von der Vollständigkeit der Normdatei – automatisch mit Informationen aus der GND befüllt werden. Der Abruf erfolgt über die Schaltfläche mit dem Pfeilsymbol rechts neben dem Eingabefeld.

Diese Angaben lassen sich in AUGIAS-Archiv X vielseitig nutzen, etwa zur Dokumentation von Bestandsbildnern oder Provenienzen. Einzelne Datensätze können direkt mit einer Person, Körperschaft, Familie oder einem geografischen Eintrag verknüpft werden. Ein zusätzlicher Indexbegriff ist dafür nicht mehr erforderlich.

Verknüpfungen und Beziehungen im CPF-Formular

Abb. CPF-Schaltfläche

Über die CPF-Schaltfläche im Erschließungsformular lassen sich die erfassten Normdatensätze aufrufen, anzeigen und mit dem aktuellen Datensatz verknüpfen. Die Kerninformationen – wie die autorisierte Namensform, die Existenzzeit oder der Hinweis auf externe Quellen – sind für alle CPF-Typen identisch. Ergänzend können typenspezifische Angaben hinterlegt werden, etwa Koordinaten für Geografika oder Kontaktdaten für Körperschaften.

Abb.: CPF-Formular

Auf dem Register „Kontaktdaten“ werden weiterhin auch jene Informationen angezeigt, die in früheren Programmversionen bereits erfasst wurden.
Im Register „Beziehungen“ lassen sich organisatorische, persönliche, hierarchische oder räumliche Zusammenhänge zwischen den einzelnen Einträgen abbilden. Dort kann auch die Art der Beziehung dokumentiert werden – beispielsweise, wenn mehrere Hauptstädte eines Territoriums mit dem jeweiligen Zeitraum ihrer Zuständigkeit verknüpft werden sollen.